Leestijd: 5 minuten
In deze serie bespreken we hoe je de verschillende niveaus van participatie kunt inzetten in de praktijk. Hoe kun je omwonenden en andere belanghebbenden betrekken bij gebiedsontwikkeling en hoe zorg je ervoor dat de communicatie effectief en transparant is? We trappen af met deel 1 over ‘meeweten’!
Alle projecten hebben te maken met belanghebbenden. Dit zijn bijvoorbeeld omwonenden of gebruikers van een bepaald gebied. Deze mensen bezitten waardevolle kennis over het gebied, waarmee zij de beoogde ontwikkeling kunnen verbeteren en verrijken. Bij Rho Adviseurs staan we dagelijks voor de vraag hoe we belanghebbenden in een stad of dorp kunnen betrekken en hoe we ervoor kunnen zorgen dat zij zich gehoord voelen. In deze artikelreeks delen wij onze aanpak.
Als ruimtelijk adviesbureau hebben wij ruim 10 jaar ervaring met het inzetten van participatie, bijvoorbeeld bij gebiedsontwikkelingen. Dit doen we binnen zeer diverse projecten voor allerlei verschillende opdrachtgevers, van overheden, ontwikkelaars tot particulieren.
Onze belangrijkste les: betrek bewoners, experts, ambtenaren en ondernemers in de participatie, dit is één van de belangrijkste aspecten om tot zinvolle en daadkrachtige ontwikkelingen te komen in Nederland. In dit artikel delen we onze kennis en geven we praktische tips.
Drie niveaus van participatie:
Bij participatie is het belangrijk om na te denken over de manier waarop je belanghebbenden wil betrekken en waarover zij mogen meepraten of meedenken. Dit kan op verschillende manieren. Bij Rho Adviseurs gaan we uit van drie niveaus: meeweten, meedenken en meedoen.
- Meeweten draait om informeren, waarbij de initiatiefnemer belanghebbenden op de hoogte stelt van de ontwikkeling. Natuurlijk is hierbij ook belangrijk om reacties op te halen en te peilen hoe mensen erin staan. Dit niveau lijkt misschien eenvoudig, maar bij goed meeweten zijn er allerlei zaken waaraan je moet denken om de participatie goed te laten verlopen.
- Bij meedenken worden belanghebbenden gevraagd om hun inbreng. Wat hiermee wordt gedaan is aan de initiatiefnemer. In de praktijk is een harde knip tussen meeweten en meedenken niet te maken, tijdens een participatietraject overlappen zij elkaar altijd enigszins.
- Meedoen is een samenwerking tussen initiatiefnemer en belanghebbenden waarbij ze samen invulling geven aan het plan en ook samen bepalen wat met opbrengst van het participatietraject wordt gedaan.
Meeweten in de praktijk
Hoe ziet participatie op het niveau van meeweten eruit in de praktijk? Dat beschrijven we hieronder in de casus over Sporthal Dodewaard.
De transformatie van Sporthal Dodewaard
Bij één van onze recente projecten zijn wij gevraagd om het bestemmingsplan op te stellen en betrokkenen te informeren als onderdeel van het participatietraject. De huidige sporthal in Dodewaard wordt omgevormd naar een multifunctioneel centrum. Het participatietraject dat hierbij hoort is gericht op meeweten. In een latere fase volgt meedenken en -doen. Tijdens de informatieavond over deze ontwikkeling waren de deelnemers zeer betrokken. Prachtig om dit te ervaren!
Het idee om de sporthal een nieuwe invulling te geven speelt al lang binnen het dorp en de wens naar een breder inzetbaar wijkcentrum is groot. Verschillende partijen, waaronder twee lokale basisscholen, een zorgcentrum, fysiotherapie en meerdere sport- en vrijetijdsverenigingen, waren aanwezig om hun ideeën en meningen te delen over het project. Een gouden kans om deze bijdragen te benutten in het project.
Zorgen wegnemen
Bij deze ontwikkeling zijn veiligheid en verkeer belangrijke thema’s voor omwonenden. Vanwege de twee basisscholen die in het toekomstige gebouw een plek krijgen, zullen straks veel kinderen naar deze locatie komen. De verkeersveiligheid rond het gebouw en angst voor overlast zijn een zorg voor ouders en omwonenden. Tijdens de avond zelf waren wij aanwezig om deze vragen te beantwoorden en zorgen van betrokkenen weg te nemen.
Er was een gevarieerde groep belanghebbenden aanwezig, waaronder verenigingen, omwonenden en ouders van toekomstige scholieren, die allemaal geïnteresseerd waren in het plan en wat dit voor hen zou betekenen. Met alle aanwezigen hebben we overlegd over de nieuwe inrichting van de voetganger-, fiets- en autowegen. Bewoners en belanghebbenden stelden vragen over verkeersveiligheid, gezondheid, parkeerplekken en het behoud van het groene karakter van de omliggende woonstraten.
Advies en vervolg
De opbrengst van deze informatieavond hebben we samengebracht in een persoonlijk advies aan de gemeente. De inbreng van alle omwonenden, met hun wensen en bezwaren en het bijbehorende enthousiasme en sentiment, vormt een sterke basis voor het vervolg van dit participatietraject.
Na de selectie van de architect, zal participatie in de vorm van meedenken en meedoen plaatsvinden, waarbij de toekomstige gebruikers en direct omwonenden actief betrokken worden bij het ontwerp van het gebouw!
Do’s en don’ts bij participatie
Wie aan participatie doet, moet allereerst goed nadenken over het opstellen en verstrekken van informatie. Dit kan op veel verschillende manieren en er gaat altijd voorbereiding, afstemming en communicatie aan vooraf. Als team doen wij hier graag een stapje extra in. Wij verzorgen daarom vaak informatiebijeenkomsten, publieke vergaderingen, nieuwsbrieven of inspraakmogelijkheden via online platforms.
Hieronder de do’s en don’ts bij participatietrajecten:
Doen!
Vier succesfactoren voor een geslaagd participatietraject:
- Wees transparant: zorg dat je duidelijk bent over het doel en de scope van het participatietraject. Het is belangrijk om de omwonenden te laten weten wat er van hen verwacht wordt en welke besluiten er genomen moeten worden. Geef hen ook een duidelijke tijdlijn van het traject.
- Communiceer regelmatig: blijf omwonenden op de hoogte houden van de voortgang van het traject. Zorg ervoor dat ze weten wat er is gebeurd en wat er nog moet gebeuren. Dit geeft hen het gevoel dat ze betrokken zijn bij het proces en dat hun input wordt gewaardeerd.
- Gebruik heldere taal: zorg dat de communicatie begrijpelijk is voor alle betrokken partijen. Gebruik geen jargon of technische termen die de omwonenden niet begrijpen.
- Maak het persoonlijk: Laat zien dat je de omwonenden serieus neemt. Geef hen de mogelijkheid om vragen te stellen en beantwoord deze zo goed mogelijk. Stel je open voor suggesties en feedback.
Niet doen!
Vier veelgemaakte fouten uit de praktijk. Trap niet in deze valkuilen!
- Negeer de omwonenden: het is belangrijk om de omwonenden serieus te nemen en hun feedback te waarderen. Negeer hen niet, anders kan dit leiden tot frustraties en wantrouwen.
- Vertrouw op één communicatiekanaal: gebruik meerdere communicatiekanalen om omwonenden te informeren over het traject. Niet iedereen gebruikt dezelfde kanalen en je wilt zeker weten dat iedereen op de hoogte is.
- Maak valse beloftes: wees realistisch over wat je kunt bieden en maak geen valse beloftes aan de omwonenden. Als je iets niet kunt bieden, wees hier dan eerlijk over.
- Betrek omwonenden te laat: het is belangrijk om de omwonenden vroeg in het proces te betrekken en niet pas als alle beslissingen al genomen zijn. Dit kan leiden tot wantrouwen en onbegrip.
Bedankt voor je interesse in de principes van participatie. Het is belangrijk om te onthouden dat communicatie en transparantie de sleutel zijn tot een succesvol participatietraject. Door omwonenden op de juiste manier te informeren, creëer je vertrouwen en betrokkenheid, wat uiteindelijk zal leiden tot een succesvol project!
In het volgende artikel gaan we in op het volgende niveau binnen participatietrajecten, namelijk: ‘meedenken’. We bespreken wat deze term betekent binnen dit kader en wat het belang is voor een succesvolle participatie. Uiteraard zullen we ingaan op effectieve manieren om dit concept in de praktijk te brengen.